Jak powinna wyglądać prawidłowo przygotowana faktura? Czy istnieją jakieś uniwersalne wzory tego dokumentu, których trzeba się trzymać, czy może istnieje pod tym względem pewna dowolność? Skąd wziąć dobrze przygotowany wzór faktury i czy różne typy dokumentów powinny być przygotowywane w oparciu o odmienne szablony? Jeśli chcesz poznać odpowiedzi na te i inne pytania, czytaj dalej!
Na chwilę obecną nie wprowadzono jeszcze żadnego urzędowego szablonu faktury. W związku z tym każdy może opracować swój wzór i stosować go na własny użytek – jeśli masz taką ochotę, możesz samodzielnie przygotować dokument, na przykład przy użyciu arkusza kalkulacyjnego. Po co jednak tracić czas i energię, jeśli można skorzystać z czegoś, co jest już gotowe? Twórcy programów do fakturowania proponują użytkownikom przejrzyste wzory, które wymagają jedynie naniesienia stosownych danych. Nasz program do wystawiania faktur online proponuje pod tym względem wiele interesujących opcji. Warto z nich skorzystać, zwłaszcza że przesyłanie faktur pocztą elektroniczną (w plikach PDF) znacznie usprawnia kontakt pomiędzy sprzedającym a kupującym.
Korzystając z naszego programu, możesz ustawić interesujący Cię wzór faktury. Dowolność dotyczy zarówno wyglądu dokumentu, jak i informacji w nim zawartych (choć akurat tutaj pewnych rzeczy po prostu nie da się obejść). Ostateczny kształt faktury zależy od potrzeb i indywidualnych preferencji Twojej firmy i Twoich klientów.
Nie ma się co oszukiwać – to, jak wygląda faktura, wpływa na to, jak odbierają nas nasi kontrahenci. Żeby zadbać o swój wizerunek i jak najlepsze relacje z kupującymi, dokumenty powinny być czytelne i estetyczne. Wystawiając taką fakturę przesyłamy jednocześnie komunikat, że nasza firma jest konkretna, solidna i godna zaufania. Słowem: wystawiamy sobie wizytówkę. Nic dziwnego, że przedsiębiorstwa przywiązują coraz większą wagę do prestiżowego wyglądu faktur. Jeśli można okazać klientom szacunek i pokazać się w dobrym świetle, dlaczego tego nie robić? Aby użytkownicy naszego programu zyskali pod tym względem pewne pole do manewru, przygotowaliśmy 8 wzorów faktur. Wszystkie są przejrzyste i eleganckie – najważniejsze informacje są wyróżnione, a całość pozostaje czytelna i intuicyjnie rozmieszczona w obrębie kartki. Dane sprzedawcy, nabywcy i numer konta pozostają na pierwszym planie, jednak elementem, który najbardziej rzuca się w oczy, jest kwota do zapłaty. Poszczególne wyliczenia rozpisane są w prostej tabeli – tam nabywca odnajdzie nazwy i ceny poszczególnych towarów i usług.
Przeważająca część dostępnych wydruków faktur jest w wersji czarno-białej. Z nami zyskujesz opcję wyróżnienia się na tle konkurencji, czy po prostu odróżnienia faktur od całej masy innych dokumentów. Do Twojej dyspozycji pozostają faktury w kolorach niebieskim, czerwonym, różowym, zielonym, szarym, a nawet w jaskrawym fiolecie. Możliwe jest także dodanie własnej propozycji kolorystycznej i utworzenie oryginalnego pliku PDF z unikalnym tłem, czcionką, rodzajem obramowań i tekstem w tle. Kolorowa faktura na pewno zapadnie w pamięć Twoim kontrahentom – jest to nietypowy, ale skuteczny sposób na podniesienie prestiżu firmy.
W naszym programie szablon faktury PDF możesz ustawić bądź wymienić na nowy w absolutnie dowolnym momencie. Jak tego dokonać? Wejdź w „Ustawienia”, po czym z opcji dostępnych w dziale „Wygląd dokumentów” wybierz jeden z szablonów. Zostaw go w wyjściowym stanie albo podrasuj wybrane elementy, np. kolor. Po osiągnięciu perfekcyjnej wersji i upewnieniu się w podglądzie, czy dokładnie o to Ci chodziło, kliknij „Zapisz”. Gotowe! Dzięki naszej bazie w kilka chwil zaprojektowałeś swój wymarzony wzór faktury!
Oprócz tego, że nasze narzędzie daje możliwość wyboru spośród kilku szablonów faktury, pozwala też załączyć do dokumentu dodatkowe dane. Różne układy standardowych informacji to tylko podstawowa opcja; do tego można dorzucić zdjęcia produktów, kod QR czy dodatkowy adres pocztowy. Przyjrzyjmy się na moment zaletom tych funkcjonalności.
Zdjęcia dodawane do faktur to innowacja dostępna właśnie w naszym programie do wystawiania faktur online. Nowoczesne firmy mogą teraz zdefiniować towar nie tylko przez jego nazwę, ale też przy użyciu poglądowych fotografii. Zastanawiasz się, po co dodawać zdjęcia do dokumentu, skoro tradycyjna, opisowa metoda jak najbardziej spełnia swoje zadanie? Cóż, rzeczywiście, na potrzeby sprzedażowego czy księgowego dokumentu wystarczy sama nazwa, ewentualnie umowna symbolika. My jednak patrzymy na problem o wiele szerzej i zawsze staramy się pójść o krok dalej. Przedstawianie produktów także przy pomocy zdjęć sprawia, że faktura jest jeszcze bardziej czytelna, a przede wszystkim obrazowa. Przy przeglądaniu archiwum nie musimy się zastanawiać, czego dotyczyła transakcja – od razu to widać. Podobnie zresztą klient od razu rozpoznaje produkt, za który zapłacił. Rzeczywiste zdjęcia towarów to coś, co kontrahent z pewnością bardzo doceni – niewykluczone, że przełoży się to na szybsze uregulowanie należności.
W jaki sposób załączyć zdjęcie produktu do wystawianej faktury? Cóż, należy zacząć od podstaw, czyli od sfotografowania danego przedmiotu. Nie bój się jednak, nie będzie trzeba tego robić za każdym razem – to jednorazowy, za to bardzo opłacalny wysiłek. Gotowe zdjęcie należy umieścić przy danym towarze i zapisać w bazie produktów. W zakładce „Ustawienia” → „Wygląd dokumentów” wybierz opcję „PDF prestige” z możliwością dodawania grafik i kliknij „Zapisz”. Podczas wystawiania konkretnego dokumentu po prostu wczytaj nazwę danego produktu z bazy – wtedy sprzedawany towar pojawi się na fakturze razem z załadowanym wcześniej zdjęciem.
A co z możliwością uzupełnienia wzoru faktury o kod QR? Zacznijmy od wyjaśnienia, co ma na celu sam QR code. Jest to obrazkowe zabezpieczenie i potwierdzenie legalności dokumentu, które sprawia, że wystawca staje się bardziej wiarygodny i godny zaufania w oczach kontrahenta. Pod niepozornym kwadracikiem kryje się cała masa informacji. Działanie kodu QR można porównać do kodu kreskowego – po przeskanowaniu go aplikacją zyskujemy dostęp do szeregu ważnych danych. W przypadku faktury są to informacje na temat miejsca wystawienia dokumentu, nabywcy i sprzedawcy, kwoty i przedmiotu sprzedaży.
Co trzeba zrobić, żeby ustawić kod QR na wystawianej fakturze? Nasz program domyślnie dodaje sprytny kwadracik do każdego dokumentu – nie musisz więc specjalnie o to zabiegać. Jeśli mimo wszystko wolisz wersję bez kodu QR, wejdź w „Ustawienia” → „Wygląd dokumentów” i wskaż opcję „Standardowy bez QR kodu”. Tylko ten jeden wzór faktury PDF nie posiada tego nowoczesnego udogodnienia. Zanim jednak podejmiesz taką decyzję, zastanów się dwa razy – legalność i bezpieczeństwo dokumentów to podstawa wiarygodności współczesnych przedsiębiorstw.
Wzór faktury owszem, jest ważny, ale nie tak ważny, jak jego zawartość. Ustawa określa bowiem konkretne dane, jakie powinny znaleźć się na każdej fakturze – spis wszystkich tych informacji odnajdziesz w zakładce „Ja fakturować?”. Na naszych wzorach faktur nie brakuje żadnego istotnego elementu. W nagłówku znajdują się wszystkie potrzebne informacje, takie jak miejsce i data wystawienia, data sprzedaży produktu bądź wykonania usługi oraz data zakończenia transakcji. Niżej umieszczony jest numer faktury (zgodny z przyjętą przez wystawcę numeracją). Zaraz obok znajdują się dane nabywcy i sprzedawcy – każda informacja, czy to nazwisko, adres, czy numer konta, jest rozpisana maksymalnie przejrzyście. W dalszej części faktury przychodzi miejsce na przedmiot transakcji. Wszystkie dane dotyczące nabytego produktu bądź usługi rozpisane są w czytelnej tabelce. Odnajdziemy tam nazwę towaru, jego ilość, cenę, ewentualny rabat i cenę netto po rabacie, stawkę i kwotę podatku VAT oraz całościową kwotę brutto. Poszczególne ceny i kwoty są zawsze podliczane, tak aby klient miał zawsze pełen ogląd na sprawę. Na każdej fakturze musi się znaleźć uściślenie sposobu zapłaty i termin uregulowania należności; można także określić sposób dostawy, choć nie jest to konieczne. Na samym dole kartki pozostawione jest miejsce na podpisy – zarówno osoby upoważnionej do wystawienia, jak i osoby upoważnionej do odbioru faktury.
Warto dodać, że nasze narzędzie sprosta wszystkim Twoim oczekiwaniom. Mogą z niego korzystać nie tylko osoby, które wystawiają zwykłe faktury VAT, ale też przedsiębiorcy z nieco większym zakresem potrzeb. Wystawisz u nas także fakturę marża, fakturę z odwrotnym obciążeniem czy fakturę walutową przetłumaczoną na język obcy. Nasze narzędzie tłumaczy dokumenty na 31 różnych języków – od angielskiego, przez norweski, aż po chiński i hindi. Do faktur można ponadto załączać różnego rodzaju dopiski i oznaczenia – zarówno te popularne, np. dotyczące faktur małego podatnika, jak i te stworzone na potrzeby danego przedsiębiorcy.
Podsumowując – nasz program daje dostęp do kilku wzorów faktur i możliwość wygenerowania dokumentu w kolorze, ze zdjęciami produktów czy z kodem QR. Warto skorzystać z takich udogodnień, ponieważ faktura to wizytówka firmy. Estetyka i przejrzystość dokumentacji nie są rzeczami, które można sobie bagatelizować. Ponadto skorzystanie z gotowego wzoru faktury pozwala zaoszczędzić dużo czasu, energii i pieniędzy. Nawet gdybyś poradził sobie z samodzielnym przygotowaniem dokumentu, po co tracić całe godziny na zupełnie zbędną pracę? Po co za każdym razem wypełniać wszystko od zera? Nasz program nie zawiesza się, nie wymaga wykonywania niepotrzebnych ruchów, działa o każdej porze dnia i nocy. Przez to, że posiada zróżnicowane szablony i przydatne opcje dodatkowe, w bezpośredni sposób przyczynia się do usprawnienia procesu rozliczeniowego. Z narzędziem do wystawiania faktur online prowadzenie firmy jest prostsze niż kiedykolwiek wcześniej. Już dziś wypróbuj to na własnej skórze – zarejestruj się, sprawdź działanie naszego programu i zacznij rozszerzać swoją prywatną bazę danych.