Nasz program jest na tyle wszechstronny i prosty w obsłudze, że pomoże opanować wystawianie faktur nawet największym laikom. Mimo wszystko warto zorientować się w podstawowej terminologii – odrobina wiedzy w temacie nikomu nie zaszkodzi. Dowiedz się, czym jest faktura i poznaj podstawowe rodzaje faktur.
Faktura to dokument sprzedaży, który obejmuje szereg danych dotyczących odbytej transakcji. Mimo powszechnego występowania w obiegu, wiele osób wciąż ma problemy ze zrozumieniem celu wystawiania faktur i zapamiętaniem, co powinno się w nich znaleźć. Dokument ten ma potwierdzić dokonanie sprzedaży (zakupu); sporządza się go w dwóch takich samych egzemplarzach, po jednym dla każdej strony. Co niezwykle istotne, faktura nie tylko potwierdza transakcję, ale też stanowi kluczowy dokument podatkowy. W większości przypadków ze sporządzeniem dokumentu wiąże się obowiązek uregulowania podatku dochodowego oraz VAT.
Choć przeważają jeszcze faktury papierowe, coraz częściej wystawia się również faktury elektroniczne. Jest to możliwe, ponieważ minister finansów w rozporządzeniu z 2005 roku uznał tzw. e-faktury. Istnieje tylko jedno poważne zastrzeżenie: wystawca powinien uzyskać od nabywcy zgodę na uzyskiwanie faktur w takiej formie. To czysta formalność; zgoda może mieć chociażby charakter dorozumiany. W przypadku faktur elektronicznych nie jest wymagany podpis cyfrowy. Najrzadziej spotykaną opcją jest odręczne wystawianie faktur, to znaczy samodzielne sporządzanie całości dokumentu na czystej kartce papieru. Takie rozwiązanie jest jednak na tyle nietypowe, że może za bardzo kłuć w oczy podczas ewentualnej kontroli.
Co bardzo ważne, dokument potwierdzający transakcję można wystawić maksymalnie 30 dni przed przekazaniem towaru albo wykonaniem zamówionej usługi. Z kolei najpóźniejszy możliwy termin to 15 dzień miesiąca, który następuje po owym zdarzeniu. Podatnik powinien przechowywać wszelkie faktury (zwykłe, korygujące, duplikaty) aż do momentu, w którym zobowiązanie podatkowe ulegnie przedawnieniu. Przykładowo: gdy podatnik wystawia fakturę w 2017 roku (rozliczanym w 2018 roku), pięcioletni okres przedawnienia przypada na lata 2019-2023. Dokumenty można więc będzie zniszczyć dopiero z początkiem 2024 roku. Do tej pory trzeba będzie je przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe z zachowaniem podstawowych zasad. Ważne, aby:
Kto może wystawić fakturę? Dokumenty tego typu wystawiają:
Innymi słowy – jeśli nie zarejestrowałeś się do VAT i nie dokonujesz wspomnianej wyżej dostawy, nie powinieneś wystawiać faktur, ale rachunki.
Nie istnieje obowiązek wystawiania faktur osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, przynajmniej dopóki nie zażądają one sporządzenia takiego dokumentu. Tego typu sprzedaż musi być zafiskalizowana. Kiedy sprzedawca wydaje paragon do faktury, a klient prosi o fakturę, do egzemplarza dokumentu sprzedawcy powinien zostać dołączony ów paragon. W ten sposób można uniknąć nałożenia na transakcję podwójnego podatku. Zasada ta nie dotyczy jednak sytuacji, w której sprzedaż udokumentowano przy użyciu kasy rejestrującej oraz gdy kwota podatku i wartość transakcji zarejestrowano w dobowym raporcie fiskalnym owej kasy. Zgodnie z ustawą na temat VAT powstałą w 2014, faktura to papierowy albo elektroniczny dokument, który powinien zawierać następujące dane:
To, jakie informacje zostaną umieszczone na danej fakturze, zależy przede wszystkim od typu dokumentu. Kiedy fakturę wystawia podatnik zwolniony z płacenia podatku VAT, nie musi on podawać stawki VAT i tak dalej.
No właśnie – mówiąc o fakturach, nie sposób pochylić się nad zróżnicowaniem dokumentów na te z VAT i bez VAT. Pierwszy typ faktur może posiadać różne stawki – 8%, 23%, ale i 0%. Najpopularniejszym rozwiązaniem w Polsce są faktury z VAT-em 23%. Podane stawki mogą się także różnić w poszczególnych krajach (spokojna głowa – nasz program do wystawiania faktur poradzi sobie także z tym faktem; wystarczy, że wskażesz potrzebną stawkę, a nie naruszysz prawa panującego w danym państwie). Na drugim biegunie znajdują się faktury bez VAT. W ich przypadku nie zamieszcza się żadnych stawek, a po prostu podstawowe dane dotyczące nazwy, ceny i ilości wykupionych towarów bądź usług.
Ustawa o prawie podatkowym przewiduje także możliwość zwolnienia z obowiązku podatkowego. Kiedy mamy do czynienia z nieopodatkowanymi towarami albo usługami, należy oznaczyć daną fakturę specjalnym dopiskiem (NP lub ZW). Ogólnie rzecz biorąc, wszelkie dopiski na fakturach mają na celu doprecyzowanie, jaki charakter ma wystawiany dokument. Przykłady? Niegdyś VAT MP, a po 2013 roku „metoda kasowa” oznacza, że dana faktura dotyczy małego podatnika. Z kolei VAT EU wskazuje na to, że mamy do czynienia z fakturą europejską. Przy pomocy konkretnych oznaczeń można także wystawić pozostałe mniej standardowe faktury (np. fakturę z odwrotnym obciążeniem czy fakturę marża). Nie martw się, jeśli z trudem się w tym wszystkim odnajdujesz – nasz program proponuje wiele wzorów faktur, a wśród nich z pewnością odnajdziesz to, czego szukasz. Mało tego – użytkownicy z założonym kontem mogą dopisywać do dokumentów samodzielnie utworzone oznaczenie. Stosuj dokładnie takie dopiski, jakich potrzebujesz!
Poniżej prezentujemy krótkie omówienie najpopularniejszych rodzajów faktur:
Opanowałeś już podstawową wiedzę dotyczącą faktur. Teraz wystarczy, że skorzystasz z pomocy naszego programu, a wystawienie potrzebnego dokumentu pójdzie jak z płatka!