Jak fakturować?

Skoro podjąłeś decyzję o założeniu własnej działalności gospodarczej, musisz liczyć się z szeregiem nałożonych prawnie obowiązków. Mając firmę, trzeba nauczyć się robić wiele nowych rzeczy – należy do nich także wystawianie faktur. Nie jest to nic trudnego, zwłaszcza w dobie bezpłatnych programów dostępnych w sieci. Poniżej przedstawiamy skrótowy przewodnik w tym temacie – podpowiadamy, co powinno znaleźć się na każdej fakturze, jak dostarczać te ważne dokumenty i jaka jest metoda na ich bezbłędne sporządzanie.

Jeśli myślisz, że żeby prawidłowo wystawić fakturę, potrzebujesz zdobyć kierunkowe wykształcenie albo odbyć specjalistyczne szkolenie, jesteś w ogromnym błędzie. W dzisiejszych czasach każdy poradzi sobie z przygotowaniem odpowiedniego dokumentu – potrzeba do tego jedynie kilku minut i dostępu do internetu. Wystarczy parę kliknięć myszką, a wygenerowana przez sprytny program faktura będzie gotowa do wysłania klientowi. Z naszym narzędziem do wystawiania faktur przygotowywanie potrzebnej dokumentacji jest dziecinnie proste – całość opiera się na wpisywaniu danych w stosownie oznaczone pola, przy czym większość informacji można potem ładować z rozrastającej się bazy.

Co wystawić: fakturę czy rachunek?

Jako osoba, która prowadzi firmę i rozlicza się w oparciu o księgę przychodów i rozchodów, masz prawny obowiązek dokumentowania zawieranych przez siebie transakcji. Twój dochód to oczywiście różnica między przychodami ze sprzedaży a ponoszonymi kosztami – od wyliczonej kwoty musisz zapłacić podatek dochodowy. W jaki sposób udowodnić sprzedaż? W tym celu trzeba przedstawić dowód księgowy – może to być na przykład rachunek, paragon albo faktura VAT. Kiedy wystawić fakturę, a kiedy wystarczy sam rachunek?

O ile jesteś VAT-owcem (płatnikiem podatku VAT), powinieneś wystawić właśnie fakturę VAT. Jeśli nie płacisz VAT-u, wystarczy, że wydasz rachunek. Z kolei paragon to dowód zarezerwowany dla przedsiębiorców z kasą fiskalną. Dane na rachunku tym różnią się od tych podawanych na fakturze, że nie zawierają kwoty ani stawek podatku VAT. Przedsiębiorca nie musi wręczać faktury osobom fizycznym, chyba że nabywca towaru albo usługi zgłosi takie żądanie (i o ile klient zdąży o to poprosić w ciągu trzech miesięcy od ostatniego dnia miesiąca zawarcia transakcji).

Jakie informacje zawrzeć na fakturze VAT?

Żeby wystawić ważną fakturę, trzeba na niej umieścić dane, które zostały określone w przepisach prawa. Według ustawy do informacji, które trzeba zawrzeć w dokumencie, należą:

Podstawowe informacje o wystawianiu faktur

Zasady wystawiania faktur, a także ich przesyłania i przechowywania pozostają ściśle określone przez przepisy prawa. Oto kilka podstawowych rad dotyczących prawidłowego obchodzenia się z fakturami:

Ile faktur wystawić?
Każdą fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach. Podczas gdy jeden chowamy we własne akta, drugi przekazujemy nabywcy produktu albo usługi. Istnieje wyjątek, kiedy konieczne jest wystawienie aż trzech egzemplarzy faktur, ale dotyczy to wyłącznie organów egzekucyjnych. Wtedy pierwszy egzemplarz zostaje w rękach wystawcy, drugi trafia do nabywcy, a trzeci – do dłużnika.

Kiedy wystawiać faktury?
Dokument należy wystawić przed 15. dniem miesiąca, który następuje po miesiącu, w jakim dokonano transakcji. Jeśli chodzi o wyjątki od tej zasady, dotyczą one usług budowlano- montażowych i budowlanych (wtedy papiery są potrzebne w ciągu 30 dni od wykonania usługi), dostawy drukowanych książek (sprzedawca ma czas przez 60 dni od wydania towaru) oraz drukowania książek (termin upływa po 90 dniach od wykonania usługi). Inna grupa szczególnych sytuacji to dostawa energii cieplnej i elektrycznej, świadczenia najmu, usług telekomunikacyjnych i stałej obsługi prawnej – w tych przypadkach, zgodnie z artykułem 19a (ust. 5, pkt 4), dokument potwierdzający transakcję trzeba wystawić z upływem ustalonego terminu płatności. Dobrze jest wyrobić sobie nawyk regularnej pracy nad dokumentacją – można wybrać jeden dzień, na przykład w pierwszym tygodniu miesiąca, w którym obsługuje się wszystkich klientów.

Jaki ustalić termin płatności?
W zasadzie może on być dowolny. Trzeba tylko pamiętać, żeby zapisać na fakturze konkretną datę, jakiej powinien dotrzymać nabywca. Wygodną praktyką jest dawanie klientom 14 dni na płatność przelewem bankowym, choć wszystko zależy od specyfiki danej działalności.

Jak wystawić fakturę elektroniczną?
W dzisiejszych czasach bardzo popularne są programy do wystawiania faktur, dokładnie takie jak oferowane przez nas narzędzie. Jeśli nabywca wyrazi zgodę, sprzedawca ma prawo wysyłać mu faktury drogą elektroniczną (w przeciwnym razie konieczne będzie pozostanie przy tradycyjnej wersji papierowej, choć klienci rzadko kiedy mają problem z przyjmowaniem e-faktur). Ważne, aby przesyłać faktury w formacie PDF – wtedy osoba, która je otwiera, nie może na nich nanieść żadnych zmian. Dokumenty można przekazywać klientom od razu po ich wygenerowaniu – faktura nie wymaga bowiem podpisu osoby wystawiającej.

Obsługa naszego programu

Wystawianie faktur z pomocą naszego narzędzia jest łatwe jak nigdy dotąd. Musisz jedynie wprowadzić w odpowiednie pola wymagane dane; program automatycznie wyliczy i podsumuje VAT i inne istotne wartości. Wystarczy, że będziesz operować na gotowych wzorach i trzymać się przejrzystych wskazówek, a bez żadnego wysiłku stworzysz bezbłędnie wypełniony dokument. Zadbaliśmy o to, aby system był czytelny i prosty w obsłudze. Z nami nawet świeżo upieczeni przedsiębiorcy poradzą sobie z nowym zadaniem wystawiania faktur.

Użytkownikom, którzy założyli konto, przysługuje cały zestaw dodatkowych opcji i udogodnień. Najcenniejszym z nich jest stały dostęp do archiwum dokumentów. Wypełniając jakąkolwiek fakturę, dodajesz nowe informacje do wciąż rozszerzającej się bazy danych. Później program pracuje także w oparciu o to archiwum, a zalogowany użytkownik może liczyć na automatyczne uzupełnienie znacznej części potrzebnych danych. Zapewniamy także niezwykle przydatną funkcję cyklicznej generacji faktur. Decydując się na takie udogodnienie, możesz zautomatyzować, a tym samym usprawnić proces wystawiania dokumentów potwierdzających transakcje. Naszym celem było maksymalne ułatwienie tego procederu – wierzymy, że udało nam się to osiągnąć. Potwierdzają to zresztą sami użytkownicy programu, którzy nagradzają nas za doskonałe narzędzie miłymi komentarzami i swoją lojalnością.

Kolejną wielką zaletą naszego narzędzia do wystawiania faktur przez internet jest fakt, że cały proces zamyka się w zaledwie kilku kliknięciach. Na początku musisz wskazać potrzebnego kontrahenta z prywatnej bazy danych – jego dane automatycznie załadują się do pliku. Następnie należy wybrać towar albo usługę, której dotyczy sprzedaż – jeśli masz stałą ofertę, raz przygotowany opis trafi do archiwum, a później w kilka chwil będzie się go dało skopiować do dokumentu. Ostatni ważny krok to zapisanie świeżo przygotowanej faktury – jeśli pojawiły się na niej jakieś nowe dane, warto poszerzyć o nie swoją bazę.

A skąd nasz program online bierze pozostałe potrzebne dane? Narzędzie zapisuje właściwie wszystko, co tylko może – chodzi o to, żeby jak najbardziej zautomatyzować wystawianie faktur. Jeśli przy pierwszym korzystaniu z programu wprowadzisz podstawowe dane, takie jak nazwa i adres firmy – przy każdej kolejnej fakturze będą się one uzupełniały domyślnie. Możesz też raz ustawić wygląd i pożądaną zawartość dokumentu, a później korzystać z tych ustawień jak z gotowego wzorca. Takie dane, jak data sporządzenia dokumentu, forma i termin płatności czy stawka VAT uzupełniają się z automatu. Nie musisz się także przejmować numerowaniem faktur – system zrobi to za Ciebie. Koniec ze żmudnym wypełnianiem okienek i zamartwianiem się o możliwość pomyłki. W naszym programie pracuje się łatwo, szybko i przyjemnie!

Jeszcze jednym ogromnym plusem jest dostępność zaawansowanych opcji, w tym tłumaczenia faktur na aż 31 języków obcych i wystawiania dokumentów w obcej walucie. Jeśli masz klientów w Niemczech czy Wielkiej Brytanii, możesz bez żadnego problemu wystawić fakturę w euro po niemiecku albo w funtach po angielsku. Program dokonuje też bezbłędnych tłumaczeń na bardziej egzotyczne czy po prostu mniej popularne języki; dość wymienić chiński, hindi czy norweski. Co do faktur walutowych, są one generowane na podstawie aktualnego kursu Narodowego Banku Polskiego. Jeśli zależy Ci na wcześniejszym kursie albo na zastosowaniu własnego przelicznika walut – nie ma problemu, możesz skorzystać także z takich ustawień. Faktura będzie wtedy uzupełniona o wartość obranego kursu i o odpowiednie przeliczniki kwoty brutto, netto i podatku VAT.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z naszego programu, nie pożałujesz. Oszczędzisz czas i nerwy, a zyskasz znaczne ułatwienie w prowadzeniu firmy. Gotowe dokumenty możesz wykorzystać na kilka sposobów. Plik z fakturą nadaje się do otworzenia, zapisania w formacie PDF, wydrukowania oraz przesłania prosto do klienta (za pośrednictwem poczty e-mail). Nie zapomnij dodać faktury do archiwum – nie tylko poszerzysz w ten sposób bazę danych, ale też zyskasz lepszą kontrolę nad tym, co dzieje się z dokumentem. W każdej chwili będziesz mógł sprawdzić zapisane dane, daty i status rozliczenia z klientem.